9 Tips Menulis untuk Membuat Email Bisnis Anda Lebih Profesional

Tips Menulis Email Profesional, fispol.com – Hai sahabat fispol, nah kali ini kita akan berbagi tips lagi nih dimana sebelumnya kita telah belajar tentang bagaimana cara membuat email dan juga cara dan contoh mengirim email lamaran kerja. Kali ini kita akan meningkatkan pengetahuan akan ilmu menulis yang dalam hali ini adalah menulis yang baik dan tentunya profesional melalui surat elektronik (email).

Apakah anda pernah mengirim email baru baru ini? baik itu adalah email bisnis maupun pribadi, apakah anda mendapatkan respon yang baik? Atau sebaliknya? Jika anda hasilnya ada hasil yang buruk maka anda harus melanjutkan membaca artikel ini untuk menemukan beberapa kesalahan yang mungkin saja adalah penyebabnya.

Baca Juga Mengapa email tidak terkirim?

Tahukah anda bahwa setiap email yang Anda kirimkan akan menjadi petir bagi pembaca anda. Serorang Profesional alias pebisnis bisa saja menghabiskan 16 jam seminggu hanya untuk membaca email, dan sebagian besar pada umumnya mereka mengirim dan menerima ribuan email setiap hari.

---

Menulis Email Profesional Bagi Pembaca Anda

Dan kita harus memahami ini, bahwa Penerima email yang menjadi tujuan surat kita biasanya hanya memiliki waktu beberapa detik saja untuk memutuskan apakah email yang anda kirimkan layak untuk dibaca, dan itulah yang akan kita kupas pada artikel kali ini. Dengan tujuan memberikan pemahaman kepada penulis tentang hal-hal yang terkadang dilupakan saat menulis email. Jadi, pahamilah beberapa hal berikut ini untuk memperbaiki cara Anda menulis email.

1. Menulis Email dengan tujuan yang jelas

Satu-satunya tujuan email bisnis adalah memberikan informasi kepada pembaca email tersebut, baik itu informasi yang bersifat penting maupun pribadi atau hanya berupa penawaran biasa.

Sebelum Anda mengirim email, tanyakan pada diri Anda, “Apa yang saya inginkan dari penerima?” Ada dua kemungkinan jawaban: Tanggapi permintaan Anda (“Bisakah Anda memberi tahu saya dari dua logo berikut yang Anda pilih?”) Atau bertindak (” Inilah langkah-langkah yang diperlukan untuk mendaftar ke rencana kesehatan yang baru. “) Jika Anda tidak mengharapkan respon atau tindakan, maka Anda hanya menciptakan kekacauan; Jangan kirim email

2. Email Yang Singkat / Tidak Kepanjangan

Jangan menulis email kepanjangan, jadi tulislah email Anda maksimal 250 kata saja. Menurut penyedia perangkat lunak email, setiap kata di atas 125 mulai mengurangi tingkat respons email. Jika Anda memiliki lebih banyak untuk dikatakan kepada pembaca, tautkan ke link menjuju dokumen yang lebih rinci atau jika benar-benar diperlukan, lampirkan satu diantaranya bersama email Anda.

3. Buatlah Judul Email Yang Jelas dan Menarik

Penerima akan membuka email yang judulnya menjelaskan apa yang akan terjadi (misalnya, “Produk baru yang akan memungkinkan kita memenuhi kebutuhan lebaran.”) Ingat, baris judul itu menjadi topik untuk jawaban tanggapan. Jika Anda pernah mengirim email asal-asalan misalkan berjudul “saya khawatir tentang pagi ini” dijamin sebagian besar tidak akan ada yang tahu itu penting, atau bisa saja dilewatkan pembaca Anda.

4. Langsung langsung ke pokok permasalahan

Lupakan pembicaraan yang bertele-tele. Dua atau tiga kalimat pertama – tidak lebih dari 20 kata – harus menjelaskan dengan tepat isi emailnya. Misalnya, ketika PT Semen Nias mengubah pemasok pengiriman pada bulan Desember tahun lalu, perusahaan baru tersebut tidak dapat mengirimkan semua dokumen tepat waktu.

5. Berpikir di luar paragraf.

Pembaca yang sibuk membaca email skim. Bantu mereka mencari tahu apa yang menjadi tujuan Anda. Sertakan judul, peluru, grafik, dan tautan. Hali ini akan lebih mengundang daripada dinding paragraf.

6. Tulislah Email Layaknya Manusia.

Buang jargon dan katakan saja apa yang Anda cari, dalam istilah sederhana. Jika Anda menulis kepada pelanggan, mereka akan menghargai deskripsi yang dirancang untuk membantu mereka, tidak mengintimidasi mereka. Dan jika Anda seorang manajer, staf Anda akan berterima kasih atas sebuah pesan yang tidak memerlukan cincin decoder rahasia.

7. Hindari menulis email di Smartphone.

Anda bisa terus maju dan membaca atau bahkan menanggapi email di smartphone Anda. Tetapi jika Anda membuat pesan untuk dikirim ke banyak orang, Anda akan ingin memikirkannya dan mengeditnya melalui ponsel pintar saja, sebaiknya dan jauh lebih mudah di komputer atau laptop.

8. Balas ke pengirim, bukan untuk semua orang.

Biasakan menekan tombol “Balas” daripada “Balas ke Semua.” Kecuali orang lain akan mendapat keuntungan dari tanggapan Anda, hanya pengirim yang perlu melihatnya. Dan Anda akan terhindar dari kesalahan “Reply All” yang sangat memalukan.

9. Dan Terakhir, pertimbangkan untuk hanya berbicara dengan orang.

Terkadang percakapan lebih produktif daripada rantai email. Jika Anda frustrasi dengan ketidakmampuan orang untuk memahami apa yang Anda hadapi, cukup berjalanlah atau mengangkat telepon.

Demikianlah 9 tips menulis email ini disajikan kepada Anda dengan harapan artikel ini dapat menjadi referensi bagi anda yang sedang belajar email marketing. Semoga bermanfaat.